Un proyecto es un esfuerzo temporal con un inicio y un fin definidos que crea un producto, servicio o resultado único. Migrar el correo electrónico de una empresa a un servicio en la nube, construir la red de una nueva sucursal o implementar una nueva herramienta de tickets son proyectos. Atender la mesa de ayuda todos los días, aplicar parches a los servidores cada mes y responder llamadas para restablecer contraseñas son operaciones: son continuas y repetitivas, y mantienen el negocio en marcha. Los proyectos suelen terminar entregando algo a operaciones, por eso ambos grupos necesitan trabajar juntos desde el principio.
Los proyectos se pueden agrupar. Un programa es un conjunto de proyectos relacionados que se gestionan juntos porque coordinarlos aporta beneficios que no obtendrías gestionándolos por separado; por ejemplo, un programa de lugar de trabajo digital con proyectos separados para laptops, herramientas de colaboración y capacitación. Un portafolio es el conjunto de todos los proyectos y programas que una organización financia, seleccionados y equilibrados para cumplir su estrategia.
Todo proyecto está moldeado por la triple restricción: alcance (lo que se entregará), tiempo (el cronograma) y costo (el presupuesto). La calidad se ubica en el centro, y muchos textos modernos agregan el riesgo y los recursos. La idea clave es que las restricciones están vinculadas. Si el patrocinador agrega alcance, normalmente el tiempo o el costo deben aumentar, o la calidad se ve afectada. Cuando una pregunta del examen describa un cambio en una restricción, pregúntate qué pasa con las demás.
El examen Project+ espera que sepas quién hace qué. El patrocinador (sponsor) impulsa el proyecto, aporta el financiamiento, aprueba el acta de constitución (charter) y los cambios importantes, y ayuda a eliminar obstáculos organizacionales. El project manager planifica, coordina y controla el trabajo día a día y es responsable de entregar los objetivos acordados. La oficina de gestión de proyectos (PMO) establece estándares, plantillas y gobernanza para los proyectos de toda la organización y puede brindar coaching o reportes. El equipo del proyecto realiza el trabajo, a menudo liderado por expertos en la materia. Los interesados (stakeholders) son todas las personas afectadas por el proyecto o capaces de influir en él: usuarios, clientes, jefes de departamento, proveedores, reguladores. Un coordinador de proyecto o programador de cronograma (scheduler) apoya al project manager con documentación, cronogramas y logística, pero normalmente tiene menos autoridad para tomar decisiones.
Términos clave
- Project (proyecto)
- Un esfuerzo temporal con un inicio y un fin definidos que produce un producto, servicio o resultado único.
- Program (programa)
- Un grupo de proyectos relacionados gestionados de forma coordinada para obtener beneficios que no se lograrían gestionándolos individualmente.
- Triple constraint (triple restricción)
- Los límites vinculados de alcance, tiempo y costo; cambiar uno normalmente afecta a los otros y a la calidad.
- Sponsor (patrocinador)
- La persona o grupo que financia el proyecto, aprueba el acta de constitución y los cambios importantes, y lo impulsa dentro de la organización.
- Project management office (PMO)
- Un grupo que estandariza los procesos, plantillas y la gobernanza de proyectos en toda la organización.
El departamento de TI de un hospital opera su mesa de servicio como una operación continua. Cuando el CIO financia un proyecto de seis meses para reemplazar la antigua herramienta de tickets, el CIO actúa como patrocinador, se asigna un project manager, la PMO proporciona la plantilla del acta de constitución y el formato del informe de estado, y el gerente de la mesa de servicio es un interesado clave que será dueño de la nueva herramienta una vez que el proyecto la entregue.
Comprueba lo que sabes
¿Actualizar el firmware de todos los servidores cada trimestre es un proyecto u operaciones?
Operaciones. Es una actividad recurrente y continua, no un esfuerzo temporal con un resultado único.
El patrocinador quiere agregar funcionalidades sin extender la fecha límite. ¿Qué restricción es más probable que se vea afectada?
El costo (más personas u horas extra) o la calidad. La triple restricción implica que el alcance agregado debe pagarse con tiempo, costo o calidad.