Planificación: elaboración del presupuesto y adquisiciones (hacer o comprar, RFI, RFP, RFQ, enunciado del trabajo, tipos de contrato)

El presupuesto del proyecto se construye sumando las estimaciones de costo de las actividades y los paquetes de trabajo, y luego agregando la reserva de contingencia para los riesgos identificados. Ese total, distribuido en el tiempo, es la línea base de costos. La reserva de gestión para riesgos desconocidos se agrega encima para formar el presupuesto total del proyecto, pero la administra la dirección. Los presupuestos incluyen mano de obra, hardware, licencias de software, suscripciones en la nube, instalaciones, capacitación, viajes y costos de proveedores. Es importante distinguir los gastos de capital (CapEx, como comprar servidores, que a menudo se deprecian durante años) de los gastos operativos (OpEx, como las tarifas mensuales de nube o SaaS), porque las organizaciones los financian de forma diferente. El financiamiento también puede liberarse por etapas, algo que el project manager debe tener en cuenta al planificar.